FAQ

De projectoproep betreft de thematieken (prioriteiten) 1 tot 4 van het samenwerkingsprogramma.

Alle verenigingen, publieke of private organisaties met een wettelijke status komen in aanmerking, zoals:

• overheidsinstellingen en parastatale instellingen;
• (lokale en regionale) overheden;
• academische en wetenschappelijke instellingen, waaronder competentiepolen en onderzoeksorganisaties;
• bedrijfsondersteunende organisaties zoals kamers van koophandel, ontwikkelingsagentschappen, agentschappen voor technologieoverdracht, enz.;
• opleidingsinstellingen;
• maatschappelijk middenveldorganisaties (verenigingen, vzw’s);
• ZKO’s-KMO’s;
• enz.

De projectoproep betreft projecten en projectenportefeuilles.

De gehele samenwerkingszone van het Interreg-programma France-Wallonie-Vlaanderen is subsidiabel voor deze oproep.

We raden u aan de tijd te nemen om uw projectidee uit te werken alvorens een financieringsaanvraag in te dienen. Gebruik de beschikbare instrumenten en zorg ervoor dat uw projectidee relevant is binnen ons programma.

Raadpleeg de handleiding voor de projectpartners van het programma en de voorwaarden van deze oproep.  

U moet uw aanvraag online indienen via de JEMS-applicatie.

Let op: de indieningsknop zal alleen actief zijn tijdens de periode dat de oproep geopend staat. Na dit tijdstip zal de indiening niet meer mogelijk zijn.

Het netwerk van projectadviseurs kan u helpen bij de verschillende stappen.

Het EFRO-aandeel komt overeen met 60% van de totale kosten en 70% voor de koepelprojecten van de projectenportefeuilles.

Nee, de projectpartners kunnen een document voorstellen dat deze kwesties binnen het partnerschap regelt.

Ja, in Jems moet steeds een link met een andere (volwaardige) projectpartner aangegeven worden. Hierbij moet men kiezen uit de lijst van projectpartners binnen het project. Indien er geen duidelijke link is met een bepaalde projectpartner moet de projectleider aangeduid worden.

De keuze om al dan niet beide juridische structuren als projectpartner in het project op te nemen, is grotendeels afhankelijk van het feit wie de kosten zal betalen in het kader van het project en wie bijgevolg zal recht hebben op de Europese steun. Enkel de juridische structuur die uitgaven betaalt en van wiens bankrekening deze uitgaven gedebiteerd worden, kan aanspraak maken op Europese steun. Indien maar één van beide juridische entiteiten uitgaven zal verrichten, is het aangeraden om enkel deze entiteit tot projectpartner te maken. De entiteit die geen uitgaven voorziet in het kader van het project maar wel zijn medewerking aan het project verleent, kan dan als geassocieerde partner in het project opgenomen worden.

Een project kan niet als (geassocieerde) partner voorgesteld worden. Bij de vraag C.2.6 in Jems wordt er meer informatie gevraagd over de voorgeschiedenis en synergiën van het project: voortzetting van een project dat gefinancierd wordt in het kader van het programma FWVL, andere Interreg-programma’s, andere Europese fondsen.

Een (geassocieerde) projectpartner kan zich buiten de programmazone bevinden zolang de impact van de activiteiten zich in de programmazone bevinden. Zoals bij elke projectpartner zal zijn bijdrage voor de uitwerking van het project (via de inzet van de nodige middelen of competenties) onderbouwd moeten worden in de projectfiche fase 1 et in de projectfiche fase 2.

Elke projectpartner kan maar één gebiedsdeel selecteren. Een Belgische projectpartner zal zich dus moeten identificeren als Vlaamse of Waalse partner. Als criterium kan u bijvoorbeeld de vestigingsplaats van de organisatie nemen, of de voorkeurtaal van de contactpersoon. Dit laatste kan van belang zijn aangezien u als Vlaamse/Waalse projectleider automatisch een steunpunt met territoriale begeleiders als contactpunt krijgt toegewezen.

Ja, de projectpartners moeten zoveel mogelijk documenten die in hun bezit zijn indienen om de haalbaarheid te kunnen beoordelen. Deze documenten zijn afhankelijk van het type infrastructuur dat ze willen realiseren.

In het geval van de financiering van een grote investering (aankoop van onroerend goed, vergunningsplichtige en aanbestedingsplichtige werken, enz.), vooral wanneer ze binnen 4 jaar moet worden uitgevoerd en afgerond, moet het programma de garantie hebben dat dit haalbaar is tijdens de programmeringsperiode. Bijgevolg moet het project deze garanties bieden door middel van een goed onderbouwd dossier en bewijsstukken die aantonen dat de operatie haalbaar is tijdens de duur van het project.

Wanneer de Stuurgroep mogelijke synergieën heeft geïdentificeerd, worden deze opgenomen in de kennisgeving die naar de projectleider wordt gestuurd. Er moet contact worden opgenomen met de territoriale begeleiders. Zij kunnen u gemakkelijker adviseren over de follow-up van de beslissingen van de Stuurgroep.

Het is inderdaad de projectleider van het koepelproject die verantwoordelijk is voor de indiening van de portefeuille in de beheerapplicatie. Bij het ingeven van de gegevens is elke projectleider van de deelprojecten echter verantwoordelijk voor de opgave van de gegevens van zijn project.

Na de evaluatie van de projecten fase 1, kan de Stuurgroep aanbevelingen /opmerkingen formuleren. Een van de aanbevelingen kan inderdaad zijn om verschillende projecten te herstructureren tot een nieuw project of om verschillende projecten deel te laten uitmaken van een nieuwe of bestaande projectenportefeuille.

Een investering is op zichzelf zelden grensoverschrijdend omdat deze zich vaak langs de ene of andere kant van de grens bevindt. Het grensoverschrijdende karakter van de investering wordt vooral bepaald op het niveau van de bestemming. De Radar du Nord (weerradar) bijvoorbeeld werd gefinancierd onder Interreg III a en werd in Frankrijk geplaatst maar deze voorziening heeft een zeer brede dekking die zich uitstrekt langs weerszijden van de grens. Deze investering is dan ook grensoverschrijdend door zijn bestemming.

Er zijn evengoed voorbeelden te geven van investeringen die wel pal op/aan de grens gerealiseerd zijn en gemeenschappelijk gefinancierd werden, zoals bijvoorbeeld de realisatie van een tunnel en brug.

Het is van essentieel belang om, zoals voor elke actie, de nadruk te leggen op de grensoverschrijdende meerwaarde en het onmiskenbare verband tussen de infrastructuur en het project. Een infrastructuur kan op twee manieren grensoverschrijdend zijn:

- van nature: de locatie bevindt zich op de grens of overschrijdt de grens;

- op basis van de bestemming: de locatie bevindt zich binnen het impactgebied van het programma en moet ten goede komen van een grensoverschrijdend doelpubliek.

Een Interreg-project het in het verlengde ligt van een vorig project kan het acroniem behouden mits wordt aangegeven dat het een voortzetting van het project is (bijvoorbeeld: Tourism Lab II na Tourism Lab) en dit beperkt is tot 25 tekens. Over het algemeen moet het acroniem, omwille van de communicatie, aanspreken en gemakkelijk te onthouden zijn in het Frans en het Nederlands.

Het is mogelijk dat de verschillende werkpakketten van een project door verschillende projectpartners en op een verschillend geografisch niveau worden uitgevoerd. Dit zal o.a. afhankelijk zijn van de algemene doelstelling van het project en de geografische reikwijdte van de projectactiviteiten/-resultaten. Hierbij is het belangrijk dat de globale geografische impact van het project zoals beschreven in de projectfiche, gerespecteerd blijft.

In beide projectfiches zal per (geassocieerde) projectpartner een beschrijving moeten gegeven worden van de competenties en ervaring die relevant zijn voor het project. Daarnaast dient ook bij de beschrijving van de voorgestelde werkpakketten duidelijk naar voren te komen wat de rol is van de (geassocieerde) projectpartners bij de uitvoering van de activiteiten van het project.

Indien het project fase 1 goedgekeurd is na de evaluatieprocedure, zijn enkel aanpassingen toegestaan die ofwel gevraagd worden door de Stuurgroep (beslissingsorgaan), ofwel niet fundamenteel de aard van het project wijzigen.

Aangezien elke projectpartner tijdens het project fase 1 verplicht is om een geraamd budget op te geven, kan het budget herzien en aangepast worden bij de indiening van het project. Toch moeten de uitgevoerde aanpassingen beperkt blijven en voldoende onderbouwd worden.

Nee, het is onmogelijk om verder te gaan dan een organisatorische synergie, aangezien elk project zijn eigen budget heeft.

Mogelijke publieke cofinanciering, exclusief EFRO-financiering, kan verschillen volgens de beslissingen van de institutionele partners van het programma. Het EFRO-steunpercentage blijft identiek.

Maar publieke medefinanciering (EFRO en andere) kan begrensd worden op basis van de regels voor de Staatssteun.

Volgens de nota over de subsidiabele uitgaven, zijn alleen de personeelskosten die definitief door de projectpartners worden gedragen subsidiabel. De werkgelegenheidssteun moeten worden afgetrokken op het moment dat de personeelskosten worden ingevoerd, aangezien de werkelijke kosten voor de projectpartner worden berekend na aftrek van de werkgelegenheidssteun die sommige projectpartners kunnen krijgen.

De vakjes zijn al aangevinkt in de configuratie van de projectoproep, dus het is onmogelijk om deze 15% en 3% te vermijden. Het is aan de projectpartner om personeelskosten aan te geven, anders zullen de structuur- en verplaatsingskosten gelijk zijn aan nul.

Ja, maar deze bijdrage zal onder de "staatssteun"-regeling moeten vallen (bijv. de minimis-steun).

Nee, de inkomsten maken deel uit van de eigen bijdrage van de projectpartner (dit is een verschil met Interreg V).

Ja, als de projectpartners de rechten hebben om ze te lezen. Er moeten enveloppen worden aangegeven met betrekking tot functies. In dit stadium is dit niet op naam. Dit aspect komt aan bod op het niveau van de uitgavencontrole.

Er is een handleiding over de staatssteun opgesteld die beschikbaar is in de toolbox op de website van het programma. Bij meer specifieke vragen helpen de territoriale begeleiders u graag verder.

Ja, een projectleider kan gefinancierd worden door de andere partners. Deze cofinanciering is echter niet subsidiabel voor de projectpartner die de medefinanciering verstrekt.

Een overeenkomst tussen de partners moet noodzakelijk worden opgesteld om de verdeling van de bedragen tussen de partners vast te leggen.

Dit EFRO-percentage is hetzelfde als bij de andere partners.

De verrekening per periode (6 maand) wordt automatisch berekend door de beheersapplicatie, maar blijft indicatief.

Er wordt de projectpartners aangeraden om hun secties zo snel mogelijk af te ronden. Zo kan de  overeenkomst tussen de projectpartners zo snel mogelijk aangemaakt worden  en kunnen ze vervolgens toegang krijgen tot de opvolgingsfase van het project in Jems (partnerrapporten en projectrapporten). Meer specifiek voor de ondertekening van de overeenkomst tussen de projectpartners geldt een termijn van 2 maanden vanaf de versturing van de overeenkomst om de ondertekende overeenkomst terug te sturen naar het Gemeenschappelijk Secretariaat. 

De (elektronische/manuele) handtekeningen van de projectpartners worden geplaatst op de partnerschapsovereenkomst die door het Gemeenschappelijk Secretariaat  aangemaakt wordt en per e-mail verzonden.

De startdatum kan vóór de aanvaardingsdatum  vallen, maar kan niet voor de ontvankelijkheidsdatum van het project vallen. 

Er is geen EFRO-voorschot bij de start van het project.

Elke projectpartner is verantwoordelijk voor de uitgaven die hij realiseert in het kader van het project en is dus de enige verantwoordelijk voor de terugbetaling, in voorkomend geval, van EFRO-steun in geval van gebreke.

Hoewel dit soort wijziging zeker niet aangeraden wordt, is het toch mogelijk om van projectleider te veranderen gedurende de uitvoering van het project.

Dit soort wijziging moet beargumenteerd worden. Het wordt als een grote wijziging beschouwd en er zal een akkoord nodig zijn van de Stuurgroep van het programma

De procedures voor het indienen van het dossier bij de Stuurgroep zullen tijdens een Begeleidingscomité gepresenteerd en besproken worden.

Het partnerschap van een project kan veranderen gedurende de uitvoering: een of meerdere projectpartners kunnen zich terugtrekken of erbij komen.

Bij faillissement van een projectpartner moeten de projectpartners hun project herbekijken, ook qua budget, en gewijzigde documenten (projectfiche en budget) indienen waar eventueel een of meerdere nieuwe projectpartners aan toegevoegd worden, maar waarin in elk geval wordt aangetoond dat het project coherent is en dat de vooropgestelde doelstellingen behouden blijven.

Dit soort wijziging wordt als een grote wijziging beschouwd en er zal een akkoord nodig zijn van de Stuurgroep van het programma.

Het project moet echter grensoverschrijdend (Frans-Belgisch) blijven.

Elke projectpartner moet alle bewijsstukken op papier bewaren tot 31 december 2037, de uiterste datum waarop een controle ter plaatse kan gebeuren.

Indien het project niet de resultaten bereikt die zijn opgegeven in de goedgekeurde projectfiche, zal dit niet automatisch leiden tot de terugbetaling van de Europese steun voor zover dit door de projectpartners gerechtvaardigd kan worden. Indien echter niet alle middelen werden uitgeput door de projectpartners om te komen tot het gewenste resultaat of indien het Begeleidingscomité ernstige tekortkomingen kan vaststellen in hoofde van de projectpartners, dan kan de Stuurgroep van het programma beslissen tot het terugvorderen van het geheel of een deel van de Europese steun.

Ja, op voorwaarde dat de aanbestedingsvoorschriften nageleefd worden. Binnen hetzelfde project is een uitbesteding onder projectpartners (ook geassocieerd) niet subsidiabel.

Er zijn geen EFRO-voorschotten voorzien. Elke medefinancierder heeft hierover zijn eigen regels en dit moet dus met hem nagegaan worden.

Voor de microprojecten wordt een voorschot van 40% van de gevraagde EFRO-subsidie (beperkt tot 50.000€) automatisch aan de projectleider gestort nadat de EFRO-overeenkomst door alle partijen is ondertekend.

Events en activiteiten kunnen uitzonderlijk georganiseerd worden buiten het programmagebied, maar dit moet gemotiveerd worden. In de eerste plaats moeten de activiteiten van het project impact hebben op de doelgroepen van het programmagebied. Daarnaast kan in uitzonderlijke gevallen het impactgebied groter zijn dan het samenwerkingsgebied van het programma. In dat geval moet deze zogenaamde impact "buiten het gebied" worden onderbouwd.

Om in aanmerking te komen voor EFRO-cofinanciering moeten uitgaven betaald zijn tussen de startdatum van het project en ten laatste 3 maand na einddatum van het project

Ja, het is verplicht een aanwezigheidslijst te ondertekenen voor alle grensoverschrijdende bijeenkomsten waar kosten mee gemoeid zijn. Er wordt geen modeldocument voorgesteld.

Al naargelang de samenstelling van het partnerschap zijn de vereisten inzake taalgebruik verschillend:
- voor projecten met uitsluitend Franstalige partners moet het volledige projectrapport uitsluitend in het Frans opgesteld worden. Enkel het veld 'samenvatting' moet in het Frans, het Nederlands en het Engels gepresenteerd worden; 
- voor projecten met een Vlaamse partner moet het volledige rapport in het Frans en het Nederlands opgesteld worden. Het veld 'samenvatting' moet bovendien in het Engels gepresenteerd worden;
- de partnerrapporten moeten uitsluitend in de taal van de projectpartner opgesteld worden.

Ja, de vertaling van de samenvatting is ten laste van het project. De vertaalkosten zijn echter subsidieerbaar.

De gedane uitgaven moeten worden gekoppeld op het niveau van het project. Er is geen verband met de werkpakketten, maar met de periodes.

De voordelen van de remuneratiepakketten zijn verwerkt in de vermenigvuldigingscoëfficiënt waarmee de kostprijs per uur berekend wordt.

De aanschaf van een smartphone of andere apparatuur die nuttig is voor de uitvoering van het project moet ingevoerd worden in de rubriek ‘Uitrusting’ als dit op het moment van de indiening van de projectfiche voorzien was. Indien nodig kan een verzoek om een kleine wijziging gedaan worden ter gelegenheid van een begeleidingscomité.

Een opdrachtbrief is noodzakelijk als in het arbeidscontract tussen de persoon en de organisatie de activiteit van deze persoon met betrekking tot het project niet vermeld wordt.

Ja, binnen een redelijk kader dat in verhouding staat tot het uit te voeren werk.

De verplaatsingskosten moeten intern correct gedocumenteerd worden, maar moeten niet voorgelegd worden aan de eerstelijnscontroleur, omdat ze deel uit maken van het 3%-forfait.

Deze kosten zijn in het 3%-forfait inbegrepen.

Neen, er is geen toestemming vereist voor de indexering aangezien dit een wettelijke bepaling is. Deze indexering moet aan de eerstelijnscontroleur gecommuniceerd worden.

Deze kosten zijn in het 3%-forfait inbegrepen.

De loonkost van door een derde partij gedetacheerd personeel voor het uitvoeren van projectactiviteiten bij een projectpartner is subsidiabel op eenzelfde manier als die van regulier personeel op voorwaarde dat de loonkost gedragen wordt door de projectpartner zelf en onder de volgende voorwaarden:

- een overeenkomst hebben tussen de projectpartner en de werkgever, waarbij deze de nodige informatie moet verschaffen om te kunnen berekenen welke kosten aan het project worden toegerekend;

- een financiële stroom hebben tussen de projectpartner en de werkgever (de instelling die het personeel in kwestie ter beschikking stelt), zodat de uitgave effectief door de projectpartner gedragen wordt.

De personeelskosten worden gerechtvaardigd op basis van de methode van de reële kosten die worden gedragen door de projectpartners voor het Franse gebiedsdeel. Voor het Waalse en het Vlaamse gebiedsdeel worden deze kosten gerechtvaardigd op basis van een vereenvoudigd uurloon (maximum €100 per uur). Voor bijkomende info hierover, gelieve de fiche “subsidiabele uitgaven” te raadplegen, beschikbaar in de toolbox.

Nee, deze projectpartner moet deze kosten tellen in het 3%-forfait, bestemd voor reiskosten.

Deze kosten zijn in het 3%-forfait inbegrepen, berekend op basis van de subsidiabele personeelskosten en moeten dus niet gerechtvaardigd worden.

Neen, de kosten voor coördinatie vallen ten laste van de projectleider en kunnen niet doorgerekend worden. 

De voorbereidingskosten voor de opmaak van de projectfiches zijn niet subsidiabel. De vertaalkosten zijn dit bijgevolg ook niet.

Ja, op voorwaarde dat ze aan de uitvoering van het project meewerken, er een opdrachtbrief/tewerkstellingsattest werd opgesteld en dat deze loonkosten gedragen worden door de projectpartner.

Voor het Vlaamse en Waalse gebiedsdeel, moet de timesheet worden ingevuld voor al het personeel dat aan het project is toegewezen, ongeacht het toewijzingspercentage.

Voor de Franse gebiedsdeel zijn de timesheets niet verplicht.

Voor het Vlaamse en Waalse gebiedsdeel, moet de timesheet ondertekend worden door de persoon die de uren presteert en door een hiërarchische overste.

Voor de Franse gebiedsdeel, zijn bij de onderbouwing van de personeelskosten, gezien de vereenvoudigde onderbouwing door de toepassing van een vast toewijzingspercentage, de timesheets niet verplicht. Maar voor personeel dat deeltijds aan het project toegewezen is, moeten de projectpartners echter voor elke desbetreffende persoon een gedetailleerde opdrachtbrief voorleggen, waarin het vaste percentage aan het project bestede tijd wordt aangegeven, alsook een beschrijving van de rol, verantwoordelijkheden en taken die aan het desbetreffende personeelslid worden toegewezen.

Ja, deze salarissen zijn op dezelfde manier subsidiabel als de andere salarissen, op voorwaarde dat de uitgave werkelijk gedragen wordt door de projectpartner.

Ongeacht het bedrag moet men het bewijs kunnen leveren dat er minstens 3 verschillende potentiële deelnemers werden geraadpleegd. Men dient dus  de concurrentie te laten spelen vanaf de eerste euro. De hoogte van het bedrag bepaalt de te volgen aankoopprocedure. Dit is in detail beschreven in de Fiche subsidiabele uitgaven - bijlage 3 Overheidsopdrachten Vlaamse gebiedsdeel

Een aanbesteding/kaderakkoord moet in Jems ingevoerd worden de eerste keer dat uitgaven die er betrekking op hebben in het partnerrapport gepresenteerd worden. Dit blijft beschikbaar voor de volgende semesters.  Dit moet echter niet ingevoerd worden zolang geen enkele uitgave er betrekking op heeft. 

Dat kan, maar de functioneel bevoegde administratie zal de analyse van de offertes toch moeten goedkeuren.

Het advies van de functioneel bevoegde administratie moet altijd gemotiveerd worden. Als de administratie een advies met voorbehoud uitbrengt, moet de projectpartner de twijfels wegnemen en, indien nodig, zijn lastenboek herzien.

Deze exclusiviteit moet in elk geval bewezen worden (en het bewijs geleverd aan de eerstelijnscontroleur). Zoals de wetgeving inzake overheidsopdrachten die dit geval voorziet bepaalt, moet deze gemotiveerd worden in de aanvraagformulieren voor de Waalse projectpartners.

Het geraamde bedrag komt overeen met het bedrag dat de projectpartners van plan zijn te besteden voor een dienst en het toegekende bedrag is het bedrag dat overeenkomt met het bedrag in de kennisgeving van de opdracht.

De procedure wordt echter gekozen op basis van het geraamde bedrag. Als het toegekende bedrag hoger is dan het geraamde bedrag en de procedure niet langer passend is, moet de gehele procedure overgedaan worden.

In het geval van een gezamenlijke aanbesteding wordt altijd gevraagd dat er een gezamenlijke aanbestedingsovereenkomst gesloten wordt tussen de aan de aanbesteding deelnemende projectpartners om de verdeling van de kosten tussen de partners duidelijk vast te leggen.

De aanbestedingsprocedure moet gekozen worden op basis van het totale bedrag dat aan dezelfde dienstverlener of leverancier betaald zal worden.

De projectpartner moet dus, alvorens een opdracht te plaatsen, rekening houden met de dienst of levering over de gehele looptijd van zijn project.

Gelieve hiervoor de specifieke bijlagen te raadplegen voor elk gebiedsdeel over de te volgen regels wat overheidsopdrachten betreft.

Nee, in dat geval moet de partner die de aanbesteding maakt en toekent aan alle bij deze aanbesteding betrokken projectpartners een kopie bezorgen van de beoordeling van de offertes die uitgevoerd werd om de opdrachtnemer te kiezen, evenals de kennisgevingsbrief of elk ander document dat de gunning van de opdracht bewijst. Deze elementen zijn de bewijsstukken die bij de schuldvordering waarin deze uitgave is opgenomen moeten gevoegd worden. Verder moet de projectpartner, van zodra de eerstelijnscontroleur van de projectpartner die de opdracht gegund heeft het attest van goedkeuring van de uitgaven voor het semester dat de kosten van deze aanbesteding draagt heeft opgesteld, dit document aan de andere partners bezorgen, die dit dan aan hun eigen eerstelijnscontroleur kunnen overmaken, die hen dit document kan vragen.

Ja, een openbare aanbesteding mag door meerdere projectpartners geplaatst worden. Er moet één partner aangeduid worden als “aanbestedende overheid” en het lastenboek (of de prijsaanvraag) moet duidelijk de identiteit vermelden van de overige projectpartners die de uitgave ondersteunen en aangeven wie welke apart te factureren kosten op zich neemt.

De eerstelijnscontrole voor het Franse grondgebied wordt uitbesteed.  Voor elke Franse projectpartner is aansluiten bij een aankoopcentrale verplicht en gratis gedurende de hele programmaperiode 2021-2027. Elke partner hoeft maar één keer bij de centrale aan te sluiten voor al zijn Interregprojecten, uiterlijk 6 maanden na ontvangst van de kennisgeving van goedkeuring van zijn project(en).

Er zijn modeldocumenten voor de timesheets beschikbaar in de toolbox voor de Vlaamse en Waalse projectpartners. In het Franse gebiedsdeel zijn de timesheets niet langer verplicht.

Ja, het is mogelijk een factuur gedeeltelijk te boeken. Het totale bedrag van de factuur moet vermeld worden in de rubriek 'totale waarde van de factuur' en het deelbedrag dat op het project geboekt wordt, moet ingevuld worden in de rubriek 'gedeclareerd bedrag'. 

De uitgaven voor het afgelopen semester moet elke partner ingeven via het partnerrapport in Jems. Per uitgave moet u een nieuwe lijn aanmaken via de knop 'uitgave toevoegen'. Hierbij moeten verschillende velden worden ingevuld. Afhankelijk van de aard van de uitgave moet voor elke ingebrachte kost een bijlage opgenomen worden met alle nodige bewijsstukken (factuur, betaalbewijs, timesheet, …). Er mag een .zip/.rar/.pdf-bestand worden gebruikt. De upload kan pas worden uitgevoerd nadat de uitgaveregel is ingevuld en de wijzigingen zijn opgeslagen. De limiet is 16 MB.

Deze betaalwijze is toegestaan maar bankoverschrijvingen en elektronische transacties genieten de voorkeur. Er moet een gedateerd kasticket/kasboek en, indien dit niet op het ticket staat, een specificatie van de aankoop bezorgd worden om de uitgave te kunnen identificeren.

Een uitgave die niet ingediend werd in de schuldvordering van het betrokken semester moet in de volgende schuldvordering opgenomen worden, waarbij duidelijk aangegeven wordt in welk semester de uitgave betaald werd.

Ja, maar hij zal ook automatisch 15% aan structuurkosten en het 3%-forfait voor reiskosten ontvangen.

Dit percentage van 15 % moet zonder tewerkstellingssubsidies berekend worden. Het zal toegepast worden op de gevalideerde uitgaven.

Ja, verschillende personen kunnen tegelijkertijd inloggen op Jems  in eenzelfde project als ze verschillende partnerrapporten invullen. Het wordt afgeraden om met meerdere personen tegelijkertijd eenzelfde rapport in te vullen om te vermijden dat wijzigingen verloren gaan of gewist worden.

De financiële kalender van uw project wordt bepaald door de startdatum. Zo moet uiterlijk 1 maand na afloop van het 1e semester elke partner het partnerrapport met de gemaakte kosten voor het voorbije semester indienen. Hierna heeft de eerstelijnscontroleur uiterlijk 2 maanden de tijd om  de subsidieerbaarheid van de ingediende uitgaven en de link met de activiteiten te controleren en hiervoor een partnercertificaat af te leveren binnen de 3 maanden na einde van het semester. Na certificering van de verschillende partnerrapporten kan het projectrapport worden opgemaakt. Na einde semester heeft de projectleider  maximum 4 maanden de tijd om dit op te stellen en in te dienen. Het begeleidingscomité van het project komt bijeen tussen de 4 en uiterlijk 6 maanden na afloop van een semester. De volledige uitleg over de financiële kalender staat op pagina 4-6 in de Fiche Opvolging 

Er is een kennisgevingsysteem voorzien in Jems. De kennisgeving van de wijziging van de status van een rapport is beschikbaar op de homepage van Jems van de projectleider. 

Ja, er zijn modeldocumenten beschikbaar in de toolbox zodat het voorbereidingswerk buiten de beheerapplicatie gedaan kan worden. 

Het wegvallen of toevoegen van een geassocieerde partner (zonder financiële bijdrage) is een kleine wijziging die in het verslag van het Begeleidingscomité moet vermeld worden.

De projectleider heeft niet automatisch toegang tot deze gegevens, tenzij zijn/haar e-mailadres bij elke partnerorganisatie wordt toegevoegd. 

Elke projectpartner moet een JEMS-account aanmaken door naar de website van de applicatie te gaan. Wanneer de account aangemaakt is, geeft de projectleider vervolgens toegangsrechten aan zijn partners. 

Als de gegevens van de contactpersoon van een projectpartner gewijzigd zijn tussen het moment van indiening van de kandidatuur en het begin van de fase van de contractualisering, moet contact opgenomen worden met het Gemeenschappelijk Secretariaat, dat verantwoordelijk is voor deze wijziging in Jems.

Ja, de bijlagen moeten in beide talen worden vertaald.

Ja, zolang ze voegen onmiskenbaar waarde toe aan de projectfiche. Deze bijlagen moeten echter niet worden gebruikt om bepaalde punten die al in Jems zijn behandeld, verder uit te leggen. Ze moeten worden gebruikt om bewijzen aan te leveren (bv. grondeigendom, impactstudies, milieueffectenstudies, enz.).

Helaas is deze functie momenteel niet beschikbaar in Jems.

Rubriek C7 is algemener en werkpakket 1 moet gedetailleerder zijn vanuit operationeel oogpunt (activiteiten, indicatoren).

Ja, dit aantal is beperkt: er mogen maximum 20 werkpakketten aangemaakt worden, met maximum 20 activiteiten per werkpakket.

Deze beslissing moet worden genomen door de projectleider, die de gegevens zelf kan invoeren of het door de projectpartners laten doen. Ter herinnering: als twee mensen tegelijkertijd aan het werk zijn, bestaat het risico dat gegevens worden overschreven. 

Ja, de projectpartners hebben weer toegang tot alles wat in fase 1 is ingevoerd. Het is ook mogelijk om er wijzigingen in aan te brengen, bijvoorbeeld om een projectpartner toe te voegen als gevolg van een beslissing van de stuurgroep.

Dit is enkel een probleem als het om precies hetzelfde scherm gaat. Als het hetzelfde tabblad is, maar voor 2 verschillende projectpartners, zijn dit verschillende schermen voor Jems. Het programma registreert gegevens scherm per scherm, soms zelfs per schermonderdeel.

Neen. De beheerapplicatie vormt een platform voor de indiening van projecten en de opvolging ervan na goedkeuring maar heeft niet als doel om een uitwisselingsplatform voor de projectpartners te zijn.

Ja. De toegangscodes worden gegenereerd bij Jems, steeds volgens de registratieprocedure, die op elk moment zelfstandig kan uitgevoerd worden.

Neen, de toegangscodes zijn verbonden aan de persoon en geldig voor alle projecten waarin deze persoon betrokken is. Ze zijn geldig voor de volledige duur van het programma. Eenzelfde account kan dus gebruikt worden om aan verschillende projecten deel te nemen.

Ja. De verschillende personen van eenzelfde entiteit die aan het project verbonden zijn, beschikken elk over hun login en paswoord voor toegang tot de beheerapplicatie Jems. De gebruikersprofielen in Jems zijn niet aan een instelling verbonden, ze zijn allemaal onafhankelijk. Elke organisatie kan zoveel profielen aanmaken als nodig is.

Ja, maar deliverables zijn niet hetzelfde als realisatie-indicatoren.

Nee, maar de realisatie-indicatoren hebben een meer bindend karakter. Het doel dat u wilt bereiken, moet zo realistisch mogelijk zijn in verhouding met het project.

Een onderscheid moet gemaakt worden tussen de realisatie-indicatoren van het programma en de deliverables. De deliverables kunnen in de projectfiche beschreven worden, maar ze moeten overeenkomen met de programma-indicatoren door een vermelding van de doelstellingen die u hoopt te bereiken tegen het einde van het project.

De communicatie betreffende de promotie van het project moet verplicht ten minste in het Frans of het Nederlands gebeuren. Voor de andere communicatieacties moet het taalgebruik afhangen van het doelpubliek. Bij twijfel wordt aangeraden contact op te nemen met de technische bijstand.

Ja, het programma heeft een communicatiemedewerker waarvan de contactgegevens in het onderdeel 'contact' staan. Er kan ook contact opgenomen worden met de territoriale begeleiders voor vragen over de  communicatie. 

Ja, als aanvulling op het communicatiepakket dat aan elke projectpartner bezorgd wordt, is er communicatiemateriaal beschikbaar. Het is beschikbaar op eenvoudig verzoek aan de technische bijstand.

Er moet contact opgenomen worden met de communicatiemedewerker van het programma om de wijzigingen te kunnen doorvoeren.

Nee, de actualiteiten hoeven niet allemaal meegedeeld te worden aan de communicatiemedewerker. In het begeleidingscomité zal regelmatig een stand van zaken opgegeven worden daarover. Over het algemeen moet de mee te delen informatie betrekking hebben op de evenementen of op zaken die het waard zijn aan het bredere publiek mee te delen. 

Ja, het is verplicht de leden van het Begeleidingscomité uit te nodigen.

Binnen een portefeuille moet elk deelproject een eigen communicatieluik hebben waarin alle communicatieacties die voor het project ontwikkeld werden, opgenomen zijn. Het koepelproject vermeldt de communicatieacties die op het niveau van de portefeuille georganiseerd worden.

Het Engels mag gebruikt worden wanneer de twee officiële talen van het programma al gebruikt werden of wanneer de projectpartners dit echt kunnen motiveren (bv. Internationaal evenement). Bij voorkeur wordt de beslissing vermeld in het verslag van het begeleidingscomité.

Ja, dat is over het algemeen een verplichting. Het is raadzaam om dit geval per geval na te gaan.

Het communicatiepakket van het programma wordt bij aanvang van het project aan de projectleider bezorgd door de territoriale begeleiders. Hij moet dan de beschikbare elementen aan zijn partners bezorgen.

De projectpartners kunnen bijkomend materiaal krijgen. Dit moet bij de territoriale begeleiders van het project opgehaald worden. De gevraagde hoeveelheden moeten in verhouding staan tot het georganiseerde evenement en worden vastgelegd in samenspraak met de territoriale begeleiders.

Er zijn twee mogelijke opties voor de website van een projectenportefeuille. Het koepelproject kan een portal creëren met uitleg over het concept van de projectenportefeuille. Dit verwijst dan naar de websites van de verschillende deelprojecten. Ofwel kan de projectenportefeuille een website creëren die alle projecten groepeert, maar elk deelproject moet een aparte pagina hebben op die website. De website moet opgezet worden in overeenkomst met het formulier van de kandidatuur.

De website van het project moet operationeel zijn uiterlijk 6 maanden na de startdatum van het project.

Er moet een specifieke website voor het project gecreëerd worden. Communicatie via de website van een partnerinstelling is niet voldoende.

Ja, als een project voortbouwt op de realisaties van een project dat tijdens de voorgaande programmaperiode ontwikkeld werd, wordt het toegestaan/aanbevolen om gebruik te maken van de reeds ontwikkelde communicatiemiddelen, zoals de website. De regels inzake bekendmaking moeten echter nageleefd worden. 

In het algemeen wel. Bij een projectenportefeuille echter zijn er Frans-Waalse deelprojecten die enkel in het Frans werken. Indien het koepelproject de artikelen van een van deze projecten wil uploaden naar zijn tweetalige website, moet het artikel in zijn geheel vertaald worden.

Ja, dat is een verplichting. In de toolbox voor communicatie op de website van het programma worden verschillende formats voorgesteld. De banner moet verwijzen naar de website http://www.interreg-fwvl.eu/ wanneer men erop klikt.

Tijdens de programmaperiode is de website uiteraard verplicht en moet hij regelmatig geüpdatet worden en online blijven. De website van het project moet dienen als instrument om de resultaten van het project te communiceren wanneer dit afgerond is.

Vanaf 2030 mag de website offline geplaatst worden, maar de informatie moet op een externe drager opgenomen worden en tot 31 december 2037 toegankelijk zijn.

U moet het aantal posts samentellen die direct op de officiële pagina van het project gepubliceerd werden. Vervolgens moeten deze indicatoren samengeteld worden voor alle sociale media waarop het project actief is. Gelieve de Indicatorenfiche voor Communicatie, beschikbaar in de toolbox van de website, te raadplegen voor bijkomende informatie.

In de activiteitenverslagen gaat het om de reële waarde in de analyseperiode (zes maanden). Het is dus geen cumul. U kunt de gegevens omtrent het aantal hits op uw website via Google Analytics opvragen bijvoorbeeld (gratis tool).